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高效会议的3个基本步骤

高效会议的3个基本步骤

作者:
保罗·法尔科内
来源:
华章管理
2019/08/23 18:49
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成功的周会不仅能让领导有机会对团队敞开沟通的大门,展现出对某项出色工作的认可,也能让个人贡献者轮流担任领导角色,从而得到极大的锻炼。

成功的周会不仅能让领导有机会对团队敞开沟通的大门,展现出对某项出色工作的认可,也能让个人贡献者轮流担任领导角色,从而得到极大的锻炼。

 

然而,工作中的大多数时候,我们的周会并没有达到这种效果,以下,Enjoy:

 

01

 

召开成功员工会议的

 

3个基本步骤

 

第一,邀请你所有的下属讨论他们周遭正在发生什么,对成就、阻碍和重新创建工作流程的机会的简要更新

 

和概述是健康团队聚会的标志。

 

然而,谈论自己不仅对个人很重要,同样重要的是,所有员工都要了解他们的同事在做什么。

 

很多时候,员工会为自己挖猫耳洞,形成一种自以为是的心态,认为自己在做所有的工作,一旦他们知道其

 

他人在做什么,他们就会更欣赏同事们的贡献,自身的优越感通常也会因此减弱。

 

第二,专注于作为一个团队,在过去的1周里,为了让公司变得更好,你们可以做些什么不同的事情。毕竟,这就是工作的意义所在。

 

我们被雇用来增加收入、减少开支、节省时间,在这3种方式中,任何影响公司盈亏的机会,都应该被分析讨论、研究和重新审视。

 

“我们还能做些什么不同的事情?”这与我们的第一个问题形成很自然的对比,因为它能反映出你的团队在任何时间发生的任何事,它还能让你拥有一剂自我批判的良药,让你从过去的错误中吸取教训。

 

第三,在决策过程中引入建设性的批评。

 

你特别要问的是:“我们需要做些什么不同的事情来重建我们这块的工作流程?”最好的想法总是来自身处前线的人。

 

在员工意见调查中,许多员工与人力资源部分享的沮丧之处在于,他们认为自己的想法不重要,管理层也没在倾听。

 

他们日复一日地做工作,但没对他们的工作环境产生实质的影响。这个简单的诉求满足了基本的被倾听并做出积极改变的需要。

 

 

02

 

员工会议的成果

 

这些每周的员工会议会取得什么成果?

 

首先,当鼓励沟通、认可和信任时,部门的整体文化会得以加强;

 

其次,给员工与你、与老板,以及与彼此更多的“面对面交流的时间”,会发展出友爱的精神;

 

最后,这些会议将从分配工作和更新项目进程的微观角度扩展到影响组织发展的宏观层面。

 

总之,你在这样的小组会议上投入的1小时,很可能会成为1周中提升团队生产率和团队合作的最重要的1小时。

 

事实上,没有定期召开员工会议是团队功能失调的最可靠标志。“非正式反馈”,这类反应往往是在逃避,但也有例外,最值得信赖的情形是,团队成员共同工作了很长一段时间且各自独立工作。

 

相反,当你听说员工会议“并非真的必要,因为我们都知道每个人都在做什么”时,你应该提高警惕。

 

如果员工不是在定期的集体讨论中凑在一起讨论,这在很大程度上意味着人们在一个个孤岛上工作,而派系的存在营造了一个更加排外的工作环境。

 

如果你所在的团队或你现在负责监督的团队出现了这种情况,那么很简单,你可以在工作日中加入一个员工会议的规划,不管每个人的日程多么繁忙,或者他们把注意力从工作中转移开来的时间有多么少。

 

你可以如下面一样指导你的团队,并根据团队的职责,将团队的工作重点放在手头的关键问题上。

 

你可以试试这样的方法:各位,我召集这次会议是想让你们知道,我想开始每周召开一次正式的周会。

 

我认为这类团体互动有很大的价值,希望你们都能与同事分享你们当下的工作重点,你们面临哪些挑战和阻碍,我们可以给你们提供哪些额外的支持和资源。

 

同时我也认为,这将给我们一个彼此分享和庆祝成功的机会,而这是我们当前做得还不够的。

 

以下是我的建议:首先,准备好对你正在进行的3个项目或任务进行概述,包括进度、可交付成果和时间表。

 

在截止日期前你可能会遇到的任何挑战,将是我们找到答案的地方,我们都是解决方案的一部分;

 

其次,我想让你们谈谈自己在做的最大的项目:大卫,你的是指标开发;詹尼弗,根据最近的员工意见调查,你的项目是员工交流;特拉维斯,我想请你分享一下你对自己和最近两位新员工的师徒关系的见解,这种关系怎样帮助他们更成功地融入我们的企业文化。

 

最后,我将请大家聊聊,作为一个团队,我们可以做些什么不同的事情,另外,我能提供什么支持,帮助你消除实现目标道路上的阻碍,促使你更进一步。

 

让我们尝试这种方法,假设出发点是好的,请全力以赴。

 

我认为这将改变我们团队的工作效率,更重要的是,这个过程将会很有趣。我期待你们贡献自己的想法,让我们在本周四8:30开始第一次会议吧。

 

无论来自员工方面的阻力有多大,你都要克制自己,不要把每周的员工会议摆在次要的位置。

 

在某些情况下,员工可能不知道什么对他们有好处,但是,将沟通渠道正规化,给自己多次重新设定期望值的机会并听到实时反馈,这绝对是一种优势,也是个好机会,你不会想失去它。

 

 
 
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